한글(HWP)이나 워드(WORD) 문서를 PDF로 저장하고, 반대로 PDF를 다시 편집 가능한 문서로 바꾸는 방법을 알려드립니다.
관공서나 회사끼리 행정 문서를 주고받을 때, 서식이 틀어지는 것을 막기 위해 특정 파일 형식으로 바꿔야 하는 경우가 많습니다.
중소기업에서 행정 업무를 맡고 계신 박 모 씨(44세)도 얼마 전 중요한 입찰 제안서를 준비하다가 곤란을 겪었습니다. 발주처에서 한글·워드로 된 원본 파일을 보안이 강한 PDF로 제출하라는 요청을 받았는데, 유료 변환 프로그램이 없어서 당황했던 것입니다. 게다가 겨우 받은 참고용 PDF 문서 안의 글씨를 복사하려고 했더니 편집이 안 되는 이미지로 되어 있어서 데이터를 가져오지 못해 업무가 멈춰버렸습니다. 이런 일은 일상적인 행정 업무에서 자주 생기는 흔한 문제입니다.
많은 분들이 문서 형식을 바꾸는 일이 매우 복잡하거나 값비싼 유료 프로그램이 꼭 있어야 하는 일이라고 생각하시는데, 사실 오피스 프로그램 자체에 있는 기능과 믿을 수 있는 무료 온라인 도구만 알아두시면 컴퓨터에 부담 없이 1분 만에 원본 그대로 형식을 바꿀 수 있습니다. 화면을 캡처해서 이미지로 저장하는 방법은 글자를 검색할 수 없게 되고 화질도 나빠지는 문제가 있으니 추천드리지 않습니다. 대신 컴퓨터가 지원하는 저장 기능과 글자 인식(OCR) 기술을 활용하시는 것이 확실한 방법입니다.
목차
1. 프로그램 따로 설치 없이 PDF로 저장하기
한글(HWP)이나 워드(WORD) 문서를 PDF로 안전하게 바꾸려면, 따로 프로그램을 설치할 필요 없이 이미 있는 오피스 프로그램의 기능을 쓰시는 것이 가장 좋은 방법입니다.
- 한글(HWP): 프로그램을 실행하고 위쪽 파일 메뉴를 눌러 [PDF로 저장하기]를 선택합니다. 또는 인쇄(Ctrl+P) 메뉴를 열어 프린터 종류에서 [Hancom PDF]를 선택하고 인쇄 버튼을 누르면, 줄바꿈이나 글꼴이 원본 그대로 유지된 PDF 파일이 바로 만들어집니다.
- 워드(WORD): 위쪽 파일 탭에서 [다른 이름으로 저장]을 누르고, 저장 형식을 기본값인 .docx가 아니라 [PDF (*.pdf)]로 바꿔서 저장합니다.
이 방법은 표 모양이나 세세한 서식이 틀어지지 않도록 확실하게 막아주기 때문에, 공문서를 급하게 PDF로 제출해야 하는 분들이 가장 먼저 시도해보셔야 할 기본적인 방법입니다.
2. 알PDF로 PDF를 다시 편집 가능한 문서로 바꾸기
완성된 PDF 안의 표나 글씨를 다시 한글이나 워드로 되돌려서 수정하고 싶으실 때는, 국산 무료 프로그램인 알PDF(ALPDF)를 사용해보시면 효과적입니다.
- 이스트소프트 공식 홈페이지에서 알PDF를 무료로 내려받아 설치한 뒤 실행합니다.
- 메인 화면 가운데의 [PDF 변환] 아이콘을 누르고, 바꾸고 싶은 파일을 마우스로 끌어다 놓습니다.
- 변환 창이 뜨면 결과 형식으로 [한글 문서(*.hwp)] 또는 [Word(*.docx)]를 선택합니다.
- 아래쪽 변환 버튼을 누르면, 프로그램이 PDF 안의 글씨와 그림을 분리해서 편집 가능한 문서로 다시 만들어 줍니다.
3. 설치 없이 웹사이트에서 바로 변환하기
회사 컴퓨터에서 프로그램을 설치할 수 없거나 밖에서 급하게 처리해야 할 때는, 검증된 온라인 웹사이트를 이용하시면 됩니다.
- '아이러브PDF(iLovePDF)' 같은 대표적인 무료 사이트에 접속합니다.
- 화면의 [PDF를 워드로 변환] 또는 [PDF to HWP] 메뉴를 선택한 뒤, 바꾸고 싶은 파일을 업로드합니다.
- 업로드가 끝나면 사이트가 자동으로 변환을 진행하고, 약 10초 안에 편집 가능한 문서를 내려받을 수 있는 링크가 나타납니다.
이 방법은 회원가입이나 비용 없이 어디서든 사용할 수 있어 매우 편리하지만, 비밀로 지켜야 할 내용이 담긴 문서라면 외부 서버에 올라간다는 점을 미리 고려하셔서 신중하게 사용하시는 것이 좋습니다.
4. 스캔한 이미지 PDF에서 글자 뽑아내기 (OCR)
글자가 아니라 사진처럼 찍히거나 스캔되어서 글씨를 드래그할 수 없는 통이미지 형태의 PDF는, 글자를 인식해주는 OCR 기능을 이용해야 합니다.
- 이미지 PDF 파일을 본인의 구글 드라이브에 올립니다.
- 파일 위에서 마우스 오른쪽 버튼을 눌러 [연결 프로그램] → [구글 문서(Google 문서)]를 선택합니다.
- 구글의 인공지능이 이미지 속 한글과 영문 글씨를 자동으로 읽어서, 편집 가능한 순수 텍스트 문서로 새로 만들어 줍니다.
이 방법을 쓰면 오타나 글자가 이상하게 나오는 문제를 크게 줄여주고, 수십 페이지에 달하는 글자를 손으로 일일이 다시 치는 수고를 덜어줍니다. 관공서의 옛날 서류를 디지털 문서로 바꾸셔야 하는 분들께 특히 유용한 방법입니다.
정리하면, 한글이나 워드 문서를 PDF로 바꾸고 다시 되돌리는 작업은 추가로 돈을 쓰거나 특별한 장비 없이도, 프로그램에 원래 있는 저장 기능과 온라인 도구만으로 충분히 해결할 수 있는 일입니다. 위에서 알려드린 기본 저장 기능, 알PDF, 구글 OCR 방법을 상황에 맞게 순서대로 사용해보시기 바랍니다.
필자 역시 예전에는 발주처의 갑작스러운 PDF 변환 요청과 편집이 안 되는 파일 때문에 퇴근이 늦어지고 스트레스를 많이 받았던 적이 있었습니다. 하지만 문서 프로그램의 PDF 저장 기능과 구글 드라이브의 OCR 기능을 활용하기 시작한 뒤로는, 어떤 형식의 문서가 와도 1분 만에 편집 가능한 원본을 확보해서 업무 효율을 잘 유지하고 있습니다. 업무를 효율적으로 처리하는 것은 올바른 방법을 아는 것에서 시작되니, 지금 바로 컴퓨터의 문서 변환 방법을 점검해보시길 권해드립니다.