스마트폰만으로 나만의 전자 서명을 만들고, 종이를 출력하거나 스캔할 필요 없이 PDF나 이미지 문서에 바로 서명을 넣는 방법을 알려드리겠습니다.
목차
종이 출력하고 스캔하는 일, 이제 그만하셔도 됩니다
직장인 김 모 씨는 급하게 계약서에 서명해야 한다는 요청을 받고 곤란했던 적이 있습니다. 집에 프린터와 스캐너가 없어서 편의점이나 PC방을 찾아 헤매야 했기 때문입니다. 종이를 출력하고, 펜으로 직접 서명한 뒤, 다시 스캔해서 이메일로 보내는 방식은 시간이 정말 많이 걸립니다. 이런 방식은 업무 속도를 늦출 뿐만 아니라, 출장이나 외근 중에는 아예 대응하기 어렵다는 한계도 있습니다.
많은 분들이 스마트폰을 가지고 계시면서도, 문서 처리는 여전히 예전 방식대로 하고 계십니다. 이는 디지털로 문서를 편집하는 방법을 잘 모르시거나, 전용 프로그램을 쓰는 것이 부담스럽기 때문입니다. 하지만 사실 복잡한 프로그램이나 유료 결제 없이도, 스마트폰의 기본 기능만으로 이 문제를 완벽하게 해결할 수 있습니다.
1단계: 스마트폰으로 투명 서명 이미지 만들기
첫 번째 단계는 문서 위에 투명하게 얹을 수 있는 나만의 디지털 서명 이미지를 만드는 것입니다. 스마트폰의 기본 메모 앱이나 그림판 기능만 있으면 쉽게 만드실 수 있습니다.
- 흰 배경의 메모장을 열고, 터치펜이나 손가락으로 선명하고 정확하게 서명을 그립니다. 이때 선을 너무 얇게 그리지 않으셔야 나중에 알아보기 쉽습니다.
- 그린 서명은 PNG 파일로 저장합니다. 일반 JPEG 파일과 다르게 PNG는 배경을 투명하게 만들 수 있는 형식입니다.
- 스마트폰 갤러리의 '누끼 따기(배경 제거)' 기능이나 무료 배경 제거 앱을 이용하면, 서명 선만 남고 배경은 투명한 서명 파일을 완성하실 수 있습니다.
이렇게 한 번 만들어두시면, 언제든 다시 쓸 수 있는 나만의 디지털 서명이 준비됩니다.
2단계: PDF 파일 불러오고 편집 모드로 들어가기
두 번째 단계는 서명을 넣을 문서 파일을 스마트폰으로 불러오는 것입니다. 이메일이나 카카오톡으로 받은 PDF 파일을 스마트폰에 저장합니다.
요즘 스마트폰(아이폰, 안드로이드 모두)은 기본 파일 뷰어 안에 PDF에 필기하고 편집하는 기능이 이미 들어있습니다.
- 다운로드한 PDF 문서를 열고, 화면 위쪽이나 아래쪽에 있는 연필 모양의 마크업 아이콘을 누릅니다.
- 이 모드에서는 문서 위에 직접 글씨를 쓰거나 도형을 넣을 수 있고, 이미지를 삽입하는 기능도 함께 사용하실 수 있습니다.
따로 외부 프로그램을 설치하지 않고 스마트폰 기본 기능을 사용하시는 것이 문서 보안과 처리 속도 면에서 훨씬 유리합니다.
3단계: 서명 이미지 위치 맞추고 완성하기
마지막 단계는 준비해둔 투명 서명 이미지를 PDF 문서의 서명란에 정확히 넣고 저장하는 것입니다.
- 마크업 메뉴에서 '이미지 추가'나 '+' 버튼을 눌러, 1단계에서 만들어둔 투명 배경 서명 파일을 불러옵니다.
- 불러온 서명은 문서 위에 하나의 층(레이어)으로 올라갑니다.
- 손가락으로 서명의 크기와 각도를 조절해서 '서명(인)' 표시가 된 칸에 자연스럽게 맞춰줍니다.
배경이 투명하게 처리되어 있어서 문서의 서명 선이나 안내 문구를 가리지 않고, 마치 실제로 펜으로 쓴 것처럼 자연스러운 결과물이 만들어집니다. 다 되셨다면 저장 버튼을 눌러 PDF 파일을 최종 확정합니다. 이제 이 파일을 바로 이메일이나 메시지로 보내시면 됩니다.
스마트폰으로 전자 서명을 만들어 쓰는 방법은 불필요한 종이 사용을 줄이고 업무 시간을 크게 단축해주는 아주 유용한 방법입니다. 스마트폰의 기본 기능만 익혀두시면, 종이를 출력하고 스캔하는 데 걸리던 시간을 90% 이상 아끼실 수 있습니다.
본 작성자도 예전에는 급한 계약 건이 있을 때마다 인쇄소를 찾아다니느라 힘들었던 적이 많았습니다. 하지만 스마트폰으로 서명을 넣는 방법을 쓰기 시작한 뒤로는, 이동 중에도 1분 만에 문서를 처리할 수 있게 되어 업무가 훨씬 매끄러워졌습니다. 종이 없는 사무 환경을 만드는 것은 환경 보호에도 도움이 되고, 어디에서든 즉시 문서 승인을 마칠 수 있는 편리함까지 얻을 수 있으니 꼭 한번 활용해보시기 바랍니다. 한 번만 서명 이미지를 만들어두시면 이후로는 계속 재사용하실 수 있으니, 지금 잠깐 시간을 내어 나만의 디지털 서명을 준비해두시길 권해드립니다.